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浅谈规范档案鉴定原则、标准、方法之紧迫性

发布时间: 2012-07-11 被阅览数: 次 来源: 系统管理员   双击滚屏(单键暂停)


浅谈规范档案鉴定原则、标准、方法之紧迫性
江西省石城县档案局 王水长

      档案鉴定是档案管理工作中的重要环节,它包括两方面的工作内容,一是档案保存价值的鉴定,二是档案真伪的鉴定。这两方面的鉴定是文件归档整理前必须进行的工作,前者又是馆藏长期档案、短期档案到期后,存还是毁选择时必须面对的环节。档案鉴定的目的是判定文件(档案)有无保存价值,应该保存多久,是永久、30年还是10年。但建国已半个多世纪了,至今仍然没有较为完整、权威、具体、客观、操作性强的档案鉴定原则、标准和方法。作为基层的档案工作者,目前只能把各部门、各单位依照制定的文书档案保管期限表作为档案鉴定的标准进行鉴定。而档案馆保管的长期、短期档案有的早就到了、并还在不断产生必须鉴定销毁的年限,由于没有明确的鉴定销毁指令,没有规范的鉴定原则、标准和方法,据笔者了解,绝大部分档案馆到目前为止,根本没考虑或者说不敢考虑对到期档案的鉴定销毁工作。 
    缺少客观、具体、可操作标准的档案鉴定已成为制约档案事业发展的“瓶颈”,笔者认为必须尽早出台规范的档案鉴定原则、标准和方法。
   1、文件立卷(件)归档要求有可操作的鉴定标准
档案鉴定标准是档案鉴定活动中遵循的价值尺度和界限。此前,我们只有把国家档案局制发的《关于机关文书档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》,把《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(简称第8号令)作为蓝本,确定本部门、本单位文件材料是否保存归档,确定文书档案保管的期限。尤其是第8号令颁布后,各级档案部门努力贯彻实施,各部门、各单位依葫芦画瓢制定了相应的“机关文件材料归档范围”和“文书档案保管期限表”,并将它作为确定文件材料归档范围、保管期限的鉴定标准。但在实施的过程中,“规定”、“期限表”、“范围”以及第8号令在档案鉴定过程中,作为重要的依据、唯一的标准,确实起到了不可缺失的指导作用,但也存在不少问题。
    1.1、国家档案局出台的“期限表”中“重要的”“一般的”和“重要业务问题的”“一般业务问题的”等表述,没有明显的界限,难以区分,执行起来有时模棱两可、无可适从。各部门、各单位依此制定出来的“期限表”自然也离不开这些表述,这些表述因经验、知识、阅历、观点、立场、认知水平等不同会作出不同的判断,因此,“鉴定结果”因人而异,差别甚大。难免造成某些文件该归档的没归、不该归档的又归了,你把它作为重要的,他却将它当成次要的;你将它归在永久类,他却归在长期(定期)内。“标准”失去了标准的价值。
     1.2、基层各部门、各单位制定的“期限表”或过于粗糙简单或不恰实际,存在许多如职能不清、业务不明,重视“红头文件”轻视业务工作中形成的“黑头文件”等不容忽视的问题。虽然该“期限表”经过档案部门专业人士审核,但基层的档案工作人员绝大部分都是兼职的,且变动频繁,多数是刚刚接触档案工作,一两年后到其他岗位工作了,他们对本部门、本单位的职能活动一知半解,甚至根本不知。可想而知,制定出来的“期限表”会出现多少漏洞,而档案部门的专业人员不可能对所有辖区内立档单位的职能活动了如指掌,“重要依据、唯一标准”就只能“粗糙”出台。作为“依据”“标准”的“期限表”本身不“标准”,后任执行人仍然“半壶料”,发现不了“期限表”不足、不妥,未能很好地修订、补充,又因各自的素质、经验、认知水平不同,对文件材料作出的收集范围、去舍、保管期限等判断就不尽相同,也就是说,在立档过程中难免出现许多纰漏、造成许多不可弥补的损失了。
      1.3、社会快速发展,不断产生新的载体档案急需可操作的鉴定标准。传统的纸质文书档案急需客观具体、可操作的鉴定标准,社会经济快速发展,现代信息技术日新月异,产生、必将产生各种载体的档案,这些载体档案必须有鉴定其真伪、取舍、存毁的原则、标准以及方法。目前,电子文档就急需鉴定其真伪的原则、标准。因此,出台判定文件材料的真伪、有无保存价值、保管期限长短的鉴定标准、方法,已到了刻不容缓的时候了。
   2、到期档案要求有明确的鉴定标准
    建国已经60多年了,各级档案馆都保存了本区域内的永久、长期(后为定期)档案。档案馆面临的现状是:一方面,机关职能不断细化,机构改革不断深入,所形成的档案大量增加,对库容需求也不断增长,而大部分档案馆库容有限,面临饱和;另一方面,产生的到期档案不断积压,由于没有明确的鉴定销毁指令、具体客观操作性强的鉴定销毁原则、标准和方法,档案馆只能持“慎之又慎”的态度,任其占用宝贵的、有限的库容资源。
       2.1、到期档案急须鉴定销毁标准。上世纪我们将档案划分为永久、长期、短期,接收入馆的有永久档案和长期档案。其中长期档案的保管时间是16至50年左右,而按现行的保管时间划分是定期30年,无论是50年还是30年,目前已经有一部分档案过期,而且每年都在不断产生到期档案。这些过期、到期的档案如何处置,是每年进行还是一定时间后进行,上级业务部门没有明确指示、要求、标准及具体的处置方法。而在档案利用事实过程中,到期档案仍然偶尔得以查阅,另外这些档案中由于受时间、历史背景、社会环境、客观条件等因素的制约,其中必然存在还须继续保存的档案。多一事不如少一事的基层档案部门,只有采取“慎之又慎”的谨慎态度,对这些过期、到期档案视而不见,任由失去保存价值的档案占有有限的库容资源。
        2.2、进馆档案急需到期档案让位。目前,一些地方的档案馆舍得以扩建,库容明显扩大,但仍有相当部分的档案馆不能在近期内改造,库容十分紧张。无论是改造了的还是正等着改造的档案馆,它们的库容终究是有限的。况且随着时间的推移,须鉴定销毁的档案越来越多,自然工作任务、工作压力将不断增大。而随着机构改革不断深入,立档单位不断增长以及政府职能的转变、细化,须进馆的档案数量在急剧上升,必须有足够的库容予以保存,故须进馆的档案急需到期档案让位。
目前要进的难进、应出的难出,进出矛盾日益恶化。要解决“进”与“出”的矛盾,方法之一是尽快出台易于操作的鉴定标准。
  3、鉴定理论研讨要求有新的支撑点的鉴定标准
  一直以来,鉴定理论研讨过于贫乏。原因之一是缺乏“标准”这一支撑点、着力点,导致文件归档时盲目操作,到期档案的鉴定按兵不动。盲目操作、按兵不动都将“无话可说”。
     3.1、文件归档的盲目操作已充分显露出来了。因为没有具体客观的标准,同一档案馆内,同一份文件在多个或者大部分全宗中存在。由于没有“标准”,一些地方遵循“宁滥勿缺”的原则,任由它们大量占用有限的档案库容资源。作为基层的档案工作人员,面对这种状况,想提出某种观点,可缺少“依托”无从说起,于是“不说为妙”。
     3.2、到期档案的鉴定工作按兵不动。“没调查就没发言权”,没有涉猎过到期档案的鉴定工作,鉴定工作存在哪些问题、会遇上什么状况自然无从知晓,哪里要改进、哪里要提升没法预料,大家只有闭口不谈。
建国60多年来,档案事业得以快速发展,目前已进入鉴定工作的高峰期,文件立卷(件)归档要鉴定,到期档案存毁要鉴定,任务艰巨、条件简陋、难题众多,缺少标准的档案鉴定已成为制约档案事业发展的瓶颈,缺少理论研讨、理论拓展的鉴定工作必将成为“死水一潭”、“撂荒之地”。
我们呼吁:尽早出台规范的档案鉴定原则、标准和方法,大家行动起来,积极参与该项工作的讨论中,拓展档案鉴定理论。
参考文献:《档案鉴定——理论与方法》(葛荷英)


    
    
  
 
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